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Factura comercial de exportación: ¿qué es y cómo se hace?
Si estás iniciando una relación comercial con una empresa estadounidense o con cualquier otro país extranjero, uno de los documentos más importantes para sustentar la venta será la factura comercial de exportación.
¿Qué es la factura comercial de exportación?
La factura comercial de exportación es un documento legal obligatorio que el exportador emite al importador, y que estipula el proceso operativo completo de una venta o enajenación de mercancías.
Incluye información como el tipo de carga, detalles del producto, datos del importador y exportador, impuestos y aranceles – los conocidos gastos incrementables, y las vías por las que transita el producto desde su punto de origen hasta su destino final: transporte terrestre, marítimo y/o aéreo.
Como en cualquier factura, también incluye información como el precio de la orden, la cantidad de mercadería intercambiada y los costos asociados con la exportación.
También incluye el INCOTERM, que básicamente determina en qué momento exacto se da el intercambio de propiedad y responsabilidad. Estos son algunos de los INCOTERMS compatibles con factoring:
- FOB: Free On Board
- CIF: Cost, Insurance & Freight
- CPT: Cost Paid To
- CIP: Carrier & Insurance Paid To
- DPU: Delivered At Place Unloaded
- DAP: Delivered At Place
- DDP: Delivered Duty Paid
- CFR: Cost & Freight
Puedes saber más sobre la función de los INCOTERMS y sus características en esta nota publicada por AJR, empresa mexicana de comercio exterior.
¿Qué función cumple la factura comercial de exportación?
Más allá de que se trata de un documento obligatorio en cada exportación, veamos para qué sirve exactamente este documento.
- Te lo van a solicitar en todo proceso aduanero. Sin este documento, no podrás completar el proceso de despacho de aduanas.
- A nivel legal, éste es el documento que realmente valida la transacción de tu venta a un cliente.
- Valida a nivel operativo en el puerto que la mercadería está pronta para ser embarcada y los detalles del documento de transporte: aéreo (Air Waybill), marítimo (Sea Waybill) o terrestre (Carta Porte).
- Una vez en el destino, la factura comercial de exportación certifica el tipo de comercialización de los productos.
- A nivel financiero y contable, brinda una idea de los costos arancelarios, la moneda de transacción y en el tipo de cambio utilizado en el documento.
- El documento, también refleja el termino de pago negociado en la operación, esta información permite al exportador determinar si la mercancía será pagada en plazos diferido (crédito negociado) o en una sola exhibición sujeta al INCOTERM negociado.
Tipos de facturas comerciales de exportación
Es importante que conozcas la existencia de distintos tipos de factura comercial de exportación. Varían en su naturaleza de uso y las condiciones de uso para cada una.
Factura electrónica sin valor comercial
Se suele utilizar cuando se exportan mercancías a ser utilizadas como parte de una promoción puntual o una muestra. O sea, normalmente no estarán disponibles para que los usuarios en general lo puedan comprar.
Factura electrónica para exportaciones a consignación
Se utiliza para exportaciones en donde se dice que “no existe enajenación”, es decir, que quien los recibe no puede venderlos a un tercero.
Factura electrónica para el traslado de contenedores plásticos
Sirven para comercializar contenedores de plástico con empaques o envases que se utilizan para transportar productos.
Factura proforma o CFDI
Es un documento sin valor contable que se emplea en operaciones aduaneras para informar los datos que contendrá el Comprobante Fiscal Digital (CFDI). Se trata de una especie de pre-factura que el exportador envía al importador para informarle sobre los detalles del precio y la forma de pago.
¿Qué datos necesitas incluir en una factura comercial de exportación?
Si bien ya vimos una idea aproximada de la información que incluye, vemos en detalle los datos que forman este documento:
- Número de factura
- Fecha de emisión
- Datos de la compañía exportadora (nombre, dirección y número de contacto)
- Datos del comprador/importador
- País de origen
- País de destino
- Número de viaje y detalles del documento de transporte
- Puerto de carga
- Puerto de destino
- Descripción de la mercancía (nombres, marcas, cantidades, peso, medidas)
- Precio de cada una de las mercancías
- Moneda y divisa utilizadas
- INCOTERMS de la transacción
- Firma de quien expide la factura
- Anexo de la orden de compra
- La carta porte que corresponda
¿Cómo es el formato de una factura comercial de exportación?
1. Encabezado
Las facturas suelen tener un encabezado que identifica la empresa. Cumple con la función de colocar los datos de la empresa exportadora, al tiempo que también sirve para que el comprador pueda identificar con facilidad a quién corresponde la factura comercial de exportación. Agregar un logo hace que el reconocimiento sea aún más sencillo.
2. Datos del cliente
Los datos del comprador también deben estar incluidos en la factura. Además de identificar la empresa con nombre, razón social y RFC, formaliza quién es exactamente el comprador.
Te sugerimos agregar datos de contacto y dirección ya que esto ayuda a facilitar la comunicación de cualquiera de las partes que pueda necesitar contactar.
3. Datos de la orden y la mercadería
No todas las facturas incluyen toda la información sobre la orden de compra, pero suele ser de gran utilidad para la organización del exportador. De esta forma es muy sencillo el acceso a la información de qué orden se corresponde con qué cliente y pago.
Lo mismo ocurre con los datos de la mercadería. Ayuda a una gestión más sencilla de la orden ya que permite un acceso directo a dicha información. Pero hay que decir que no necesariamente todas las facturas incluyen esta información.
4. Precio, aranceles e impuestos
El monto de la orden sí tiene que estar obligadamente. Por lo general se agrega un detalle de cómo está compuesta la orden en cuanto a cantidades por peso unitario.
Una vez que se obtiene un subtotal, se especifica qué impuestos se deben de pagar y el monto total de la suma del subtotal más impuestos.
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